Prvi digitalni alati za malu firmu: što postaviti prvi tjedan

Većina ljudi koji pokreću posao prvo razmišlja o logotipu i web stranici. Iz iskustva s našim klijentima, prvi alat koji vam doista treba je onaj kojim ćete naplatiti prvi posao. Bez urednog računa nema ni prihoda koji se može uredno evidentirati, pa ni pouzdane osnove za plan troškova. Zato prvi tjedan posvetite fakturiranju. Odaberite jednostavan program ili čak dobro pripremljen predložak, ali takav koji ima redni broj računa, vaše podatke, podatke kupca, opis usluge i rok plaćanja. To je ono što kupac očekuje i što će tražiti knjigovođa.

Ne trebate odmah plaćeni paket s deset funkcija. Za prvih nekoliko mjeseci obično je dovoljno nešto što izdaje račune, pamti kupce i izvozi popis računa. Kada broj računa naraste, tada ima smisla razmišljati o automatskim podsjetnicima za neplaćene račune i povezivanju s bankom.

• Redni broj računa bez praznina
• Podaci kupca spremljeni za ponovnu upotrebu
• Izvoz popisa računa za knjigovođu

Prije nego što se vežete uz neki alat, otvorite probnu verziju i izdajte probni račun. Provjerite je li izgled jasan, može li se račun poslati e-poštom izravno iz programa i možete li podatke izvesti kad poželite promijeniti rješenje. Alat u kojem su vaši podaci zaključani teško se napušta. Pogledajte i koliko će vas stajati kad posao naraste. Neki alati su jeftini dok izdajete nekoliko računa mjesečno, a naplaćuju više po broju kupaca ili korisnika. Napišite si okvirni broj računa koji očekujete u prvoj godini pa usporedite cijene na toj osnovi, a ne prema reklami.

Pitajte i svoju knjigovodstvenu službu s kojim formatom najlakše radi. Ako vam odgovori da joj odgovara redovit izvoz u tabličnom obliku, to je dovoljan kriterij. Ušteda vremena na kraju mjeseca vrijedi više od dodatne funkcije koju nikad nećete otvoriti.

• Probni račun prije odluke
• Mogućnost izvoza podataka
• Cijena pri većem broju računa

Mala firma ne treba opsežnu web stranicu da bi je ljudi pronašli. Treba jednu jasnu stranicu na kojoj piše tko ste, što radite, za koga, kako vas kontaktirati i gdje poslujete. Ako ste uslužna djelatnost, dodajte nekoliko stvarnih primjera posla i okvirni opis kako suradnja izgleda. Pazite na osnovno: stranica mora lijepo izgledati na mobitelu jer većina posjetitelja dolazi s njega, tekst mora biti čitljiv, a podaci za kontakt vidljivi bez traženja. Domena neka bude kratka i bez dvosmislenosti, po mogućnosti vezana uz naziv firme.

Kontakt obrazac je koristan, ali uz njega uvijek navedite e-adresu i telefon. Dio klijenata radije nazove, a dio ne želi ispunjavati polja. Nakon što prvi upiti počnu stizati, vidjet ćete što ljudi pitaju i to postaje temelj za proširenje stranice.

• Jedna jasna početna stranica
• Kontakt podaci na vidljivom mjestu
• Provjera izgleda na mobitelu

Za vođenje posla u prvim mjesecima često je dovoljna dobro posložena tablica. Jedan list za račune, jedan za troškove, jedan za obveze s rokovima. Važno je da svaki trošak ima datum, iznos, opis i spremljenu presliku računa, makar fotografiju mobitelom u zasebnoj mapi. U nastavku ćete vidjeti što vam zapravo nedostaje. Ako svaki tjedan ručno prepisujete iste podatke, tada je trenutak za alat koji to radi umjesto vas. Ako vam tablica odgovara, nema razloga plaćati dodatnu pretplatu samo zato što je alat popularan.

Ivana iz našeg tima često savjetuje da se tablica uskladi s planom prihoda i troškova iz prve godine. Tako možete mjesečno usporediti ono što ste planirali s onim što se dogodilo i rano uočiti odstupanja, dok ih je još lako ispraviti.

• Odvojeni listovi za račune i troškove
• Presliku svakog računa spremiti odmah
• Mjesečna usporedba s planom

Poslovnu e-adresu na vlastitoj domeni vrijedi postaviti od početka. Ona djeluje ozbiljnije od privatne adrese i olakšava odvajanje poslovne od privatne pošte. Uz nju uvedite jednostavan kalendar u koji upisujete sastanke, rokove plaćanja i obveze prema državi. Za dogovaranje termina nije nužan poseban program. Dovoljan je zajednički kalendar ili jasna poruka s predloženim terminima. Kada broj klijenata naraste i dogovaranje počne oduzimati sate, tek tada pogledajte alate za zakazivanje.

Isto vrijedi za zadatke. Popis za tjedan, napisan u bilježnici ili u jednostavnoj aplikaciji, često je učinkovitiji od složenog sustava za upravljanje projektima. Odaberite jedno mjesto za sve što morate napraviti i držite se toga.

• Poslovna e-adresa na vlastitoj domeni
• Jedan kalendar za sve rokove
• Jedno mjesto za popis zadataka

Ne morate sve postaviti prvi tjedan. Predložen redoslijed je ovaj: najprije fakturiranje, zatim poslovna e-adresa, potom jednostavna web stranica, a tek onda evidencija koja nadilazi tablicu. Alati za društvene mreže, automatizirane kampanje i složeni programi za financije mogu pričekati dok ne dobijete prve stvarne klijente. Svaki novi alat nosi trošak, bilo novcem bilo vremenom učenja. Kod pokretanja posla vrijeme je često oskudnije od novca. Zato se pitajte hoće li vam taj alat u idućih mjesec dana donijeti prihod ili uštedjeti vrijeme. Ako je odgovor ne, ostavite ga za kasnije.

Na uvodnoj konzultaciji pogledamo vaše stvarne planove i zajedno određujemo koji su alati potrebni upravo vama. Isti popis neće odgovarati obrtniku, savjetniku koji radi od kuće i nekome tko planira prodavati proizvode, pa je i redoslijed uvođenja uvijek prilagođen.

• Najprije fakture, zatim e-adresa i stranica
• Odgoditi ono što ne donosi prihod
• Procijeniti trošak učenja svakog alata