Plan prihoda za prvu godinu: slučaj klijentice Sanje i njezine male pekare
Priča o jednoj klijentici koja je s papirom, olovkom i našim tablicama prvi put vidjela koliko mora zaraditi mjesečno da njezina mala pekara ostane otvorena.
Kako je Sanja došla do nas
Sanja je prvi put sjela za naš stol početkom ljeta. Petnaest godina radila je u pogonu velike pekarnice u okolici Varaždina, od noćne smjene do voditeljice proizvodnje. Imala je recepte, poznavala dobavljače brašna i znala točno koliko se kruha proda subotom ujutro. Jedino što nije imala bio je papir na kojem piše hoće li vlastita mala pekara uopće pokriti troškove.
Rekla je da joj je svaki put kad bi pokušala računati, završilo u glavi: brašno, najam, struja, porez, sve se miješalo. Zato je na prvi sastanak donijela vrećicu s prošlotjednim računima iz pogona i bilježnicu s prijepisanim cijenama. Nije tražila čudo, nego nekoga tko će s njom proći brojke redom.
Ja sam kao mentor za pokretanje taj sastanak vodio zajedno s kolegicom Ivanom Kovačević, koja priprema planove prihoda i troškova. Dogovorili smo da ništa ne zaokružujemo na bolje, nego da svaku stavku upišemo onako kako će je Sanja stvarno plaćati.
Od bilježnice do pregledne tablice
Prvi korak bio je popis svega što pekara troši, podijeljen u dvije skupine: ono što je isto svaki mjesec i ono što raste s prodajom. Najam prostora, osiguranje i režije ostaju gotovo nepromijenjeni. Brašno, kvasac, ambalaža i plin ovise o tome koliko se peče. Kad je Sanja vidjela te dvije kolone jednu uz drugu, rekla je da prvi put razumije zašto joj se prijašnji računi nisu slagali.
Zatim smo na istu tablicu stavili prihode. Nismo krenuli od onoga čemu se nada, nego od onoga što je mjerila: koliko ljudi prolazi pokraj lokala u jutarnjim satima, koliko ih je kupovalo u pogonskoj prodavaonici i koja je prosječna košarica. Iz tih podataka dobili smo tri scenarija: oprezan, očekivani i povoljan.
Svaki scenarij ima svoj mjesečni zbroj, a razlika između njih pokazala je koliko plan ovisi o prvim mjesecima. Sanja je tablicu ponijela kući i vratila se s pitanjima, što je znak da je plan počeo živjeti.
- Stalni troškovi odvojeno od promjenjivih
- Tri scenarija prihoda umjesto jedne brojke
- Svaka stavka upisana onako kako će se stvarno plaćati
Što je plan otkrio prije nego što je išta potrošila
Najvažniji nalaz bio je skriven u najmu. Prostor koji je Sanja prvotno gledala bio je lijep i na dobroj ulici, ali je u oprezom scenariju gotovo trećinu prihoda odnosio samo na zakupninu. Na papiru je to izgledalo podnošljivo, dok nismo dodali plaće za pomoćnicu i troškove energije peći.
Umjesto da joj to kažemo kao presudu, pokazali smo joj što se događa ako se najam smanji ili ako se otvori s kraćim radnim vremenom. Pogledala je dva manja prostora i jedan koji dijeli kuhinju s postojećim obrtom. Plan joj nije rekao što da odabere, ali joj je dao mjerilo za usporedbu.
Ponekad klijenti od plana očekuju potvrdu ideje. Naš posao nije tražiti potvrdu, nego pokazati gdje su rizici dok se još mogu riješiti jeftino, bez potpisanog ugovora i kupljene opreme.
Prva godina po mjesecima, ne u jednom zbroju
Plan prihoda za prvu godinu ne radimo kao jednu brojku na kraju godine. Sanjin plan ima dvanaest redaka, po jedan za svaki mjesec, jer pekara nema ravnomjeran ritam. Rano proljeće i prosinac donose više narudžbi, ljetni mjeseci ovise o turistima i godišnjim odmorima, a siječanj je u pravilu slab.
Zato smo uključili i pričuvu: iznos koji treba biti na računu da prebrodi mjesece kad prihod ne pokriva troškove. Sanja je isprva mislila da je pričuva luksuz. Kad je vidjela da u oprezom scenariju prva tri mjeseca nisu pozitivna, shvatila je da je to dio cijene početka, a ne nagrada.
Taj podatak odredio joj je i koliko može posuditi od obitelji, a koliko mora uštedjeti prije otvaranja. Bez njega bi se odluka donosila po osjećaju, a s njim se donosi po brojkama koje ona sama razumije i može obraniti.
- Dvanaest mjesečnih redaka umjesto jednog godišnjeg zbroja
- Sezonske oscilacije upisane unaprijed
- Pričuva za mjesece u kojima prihod ne pokriva troškove
Što smo promijenili zajedno
Nakon dva sastanka plan je izgledao drukčije od prve verzije. Sanja je odustala od prostora na glavnoj ulici i odlučila se za manji lokal s boljom cijenom. Smanjila je početni asortiman na osam proizvoda koje zna peći brzo i bez škarta, a ostale ostavlja za kasnije, kad vidi što kupci traže.
Promijenila je i način na koji računa vlastitu plaću. U prvoj verziji nije si je upisala, što je uobičajena pogreška ljudi koji dolaze iz zaposlenja. Dogovorili smo skromnu mjesečnu isplatu koja ulazi u troškove, jer firma koja ne može isplatiti vlasnika nije stabilna, samo je prešućena.
Ništa od toga nije bila naša odluka. Mi smo postavili pitanja i pokazali posljedice, a Sanja je birala. Takav plan ona može braniti pred bankom, pred knjigovođom i pred samom sobom kad prvi mjesec ne ispadne kako je zamislila.
Što iz ovog slučaja možete uzeti za svoj plan
Priča o Sanji nije recept, ali pokazuje redoslijed koji vrijedi za većinu malih biznisa. Prvo se zapišu stvarni troškovi, tek onda očekivani prihodi. Zatim se napravi više od jednog scenarija, uključi pričuva i upiše vlastita plaća. Tek takav plan govori čime se firma može nositi.
Sad je rano jesen, razdoblje u kojem mnogi koji su ljeto proveli razmišljajući o promjeni konačno sjedaju za stol. Ako ste među njima, ne počinjite od ideje o prihodu. Počnite od popisa onoga što ćete platiti u prvom mjesecu, pa se vratite na prodaju s pitanjem koliko vam treba da pokrijete minimum.
- Najprije troškovi, zatim prihodi
- Najmanje dva scenarija
- Vlastita plaća kao stavka troška
- Pričuva za prva tri mjeseca
Sanja je pekaru otvorila u manjem prostoru, s užim asortimanom i pričuvom koju je sama izračunala. Prvi mjeseci nisu bili laki, ali ništa joj nije bilo iznenađenje, jer je većinu brojki već jednom vidjela na papiru. Takav plan ne jamči uspjeh, nego smanjuje broj situacija u kojima se odlučuje u panici. Ako razmišljate slično, sastavite popis troškova pa nam ga donesite na razgovor.