Koliko točno plan prihoda mora biti detaljan za prvu godinu?

Kad netko dođe s idejom, nakon desetak minuta razgovora obično stigne pitanje: koliko detaljan mora biti plan prihoda i troškova da bi bio koristan, a ne samo papir za ladicu. Čujem ga češće od bilo kojeg drugog, i to od ljudi koji su inače vrlo precizni u svom poslu, inženjera, računovođa, voditelja smjena.

Moj odgovor je uvijek isti: plan nije tu da predvidi budućnost, nego da vam pokaže koliko morate zaraditi da biste preživjeli i gdje su vam najslabije pretpostavke. Zato nije važno imati sto redaka, nego imati prave retke. Plan koji stane na dvije stranice, a poštene je pretpostavke, vrijedi više od tablice na koju ste potrošili tjedan dana i u kojoj je svaka brojka pogodak u mraku.

U našoj usluzi izrade plana prihoda pripremamo pregledan prikaz prihoda i troškova za prvu godinu poslovanja. Ovaj tekst objašnjava što u tom prikazu mora biti, a što možete mirno izostaviti.

Plan za prvu godinu dijelim na tri dijela: očekivani prihodi po mjesecima, stalni troškovi i promjenjivi troškovi. Stalni su oni koji stižu bez obzira na posao, primjerice najam prostora, računovodstvo, osiguranje i doprinosi. Promjenjivi rastu s brojem klijenata, kao materijal, prijevoz ili provizije.

Najčešća greška je da ljudi unesu samo ono što očekuju zaraditi, a troškove zaokruže na pamet. Zato tražim da uz svaki trošak stoji i izvor brojke: ponuda, cjenik, razgovor s nekim tko to već plaća. Ako izvora nema, brojku označimo kao procjenu i vratimo joj se nakon prvog tromjesečja.

Izostaviti možete petogodišnje projekcije, dekorativne grafikone i raščlambu na stotine stavki. U prvoj godini odluke se donose mjesec po mjesec, pa je mjesečna razina točno onoliko detalja koliko vam treba.

• Prihodi po mjesecima, uz pretpostavku o broju klijenata ili narudžbi
• Stalni troškovi s izvorom brojke
• Promjenjivi troškovi vezani uz obujam posla
• Rezerva za mjesece u kojima prihod kasni

Prihode najlakše je pogriješiti zato što su najpoželjniji. Ljudi zamišljaju da će od prvog mjeseca imati pun kalendar, a stvarnost je gotovo uvijek sporija. Zato radimo tri varijante: oprezna, očekivana i povoljna. Oprezna pretpostavlja pola od onoga čemu se nadate, i upravo je ona mjerilo za odluku hoćete li dati otkaz ili poslovanje pokrenuti uz postojeći posao.

Brojke za svaku varijantu izvodimo iz konkretnih stvari: koliko ponuda možete poslati tjedno, koliko ih se obično pretvori u posao, kolika je prosječna vrijednost jednog posla. Ako vaša ideja nema takve polazne točke, to je važan nalaz, a ne neuspjeh plana.

Savjetujem da prvu varijantu napišete sami, prije sastanka. Kad ju zajedno pregledamo, obično se vidi gdje je optimizam, a gdje iskustvo. Iskustvo u struci vaša je velika prednost, ali ono se ne prenosi automatski na nepoznato tržište.

Kad pregledavam planove polaznika, iste stavke nedostaju iznova. Nije riječ o nepažnji, nego o tome što se te stvari ne vide dok ne stignu prvi računi. Doprinosi i porezi dospijevaju neovisno o tome je li klijent već platio, pa mjesec s prihodom na papiru može završiti s negativnim saldom na računu.

Drugi je čest propust vrijeme. Vaš rad na administraciji, ponudama i fakturiranju ne pojavljuje se kao trošak, ali oduzima sate koje ste planirali za naplativ posao. Ako ga ne uračunate, stvarna satnica pada ispod onoga što ste zamislili.

Treći su jednokratni izdaci na početku: registracija, oprema, prvi materijali, izrada stranice. Njih izdvajamo u poseban redak da se ne izgube među mjesečnim troškovima i da jasno vidite koliko novca treba biti spremno prije prvog klijenta.

• Doprinosi i porezi koji dospijevaju prije naplate računa
• Vrijeme za administraciju i ponude
• Jednokratni troškovi pokretanja
• Povremeni izdaci poput obnove opreme ili osiguranja

Gotov plan ne čita se od vrha do dna, nego se traže tri stvari. Prva je točka pokrića: koliki mjesečni prihod pokriva sve troškove i vaš minimalni osobni dohodak. Druga je najgori mjesec u oprezom scenariju i pitanje imate li novca da ga preživite. Treća je pretpostavka koja najviše pomiče rezultat, jer upravo nju morate prva provjeriti na terenu.

Na sastanku obično zajedno mijenjamo jednu pretpostavku i gledamo što se događa s godišnjim rezultatom. Ako plan ostane stabilan, dobro. Ako se sruši zbog jedne brojke, znamo na čemu radimo sljedećih tjedan dana.

Ne tražim da vjerujete planu, nego da ga koristite. Dobar plan odgovara na pitanje što ćete učiniti ako se prva tri mjeseca odvijaju sporije nego što ste zamislili, i to prije nego što se to dogodi.

Ako dolazite na izradu plana, nije potrebno donijeti gotove tablice. Dovoljno je razmisliti o nekoliko stvari: što točno prodajete i po kojoj cijeni, koliko sati tjedno možete raditi na tome, koje troškove već znate i koliko vam novca stoji na raspolaganju prije prvih naplaćenih računa.

Korisno je i prikupiti pokoju stvarnu brojku iz svoje struke, na primjer koliko danas netko naplaćuje sličnu uslugu ili koliko košta oprema koju trebate. Takvi podaci nadomještaju stotinu nagađanja i ubrzavaju razgovor.

Na kraju dobijete pisani plan s mjesečnim prikazom, tri scenarija i popisom pretpostavki koje treba provjeriti. Ostaje vam dokument koji možete pokazati računovođi, banci ili članu obitelji, i koji možete sami ažurirati kad se stvarni brojevi počnu skupljati.