Kako zapravo izgleda tri mjeseca mentorstva uz pokretanje firme

Prvi susret u mentorstvu ne počinje prezentacijom, nego praznim listom papira. Klijent donese ono što već ima: pisani akcijski plan iz savjetovanja, ideje o cijenama, nekoliko kontakata i uglavnom previše pitanja odjednom. Moj je posao da se ta pitanja slože u red kojim ih je razumno rješavati, a ne onim kojim se javljaju u glavi.

Na kraju sata imamo popis od pet do osam zadataka za prva dva tjedna. Svaki zadatak ima ime, rok i jasnu mjeru završetka. Primjerice, ne piše 'srediti papire', nego 'predati zahtjev za upis u obrtni registar do petka'. Takva preciznost zvuči sitničavo, ali upravo ona sprječava da se tjedni potroše na razmišljanje o poslu umjesto na posao.

Klijent popis odnese kući u pisanom obliku, a ja ga zadržavam u svojim bilješkama. Tako se na idućem sastanku ne oslanjamo na sjećanje, nego na ono što je stvarno dogovoreno.

• Pisani plan iz savjetovanja kao polazište
• Popis zadataka s rokom i mjerom završetka
• Bilješke s oba kraja, bez oslanjanja na pamćenje

Tri mjeseca podijeljena su na redovite sastanke, a pravi rad događa se između njih. Klijent u tom razdoblju obavlja zadatke, a ja pripremam materijal za idući susret: provjeravam postupke, čitam što je poslano i bilježim gdje se zapelo. Kad klijent kratko javi da je nešto blokirano, odgovorim prije nego što se blokada pretvori u tjedan izgubljenog vremena.

Sastanci su namjerno kratki i radni. Prvih desetak minuta pregledavamo što je gotovo, a što nije i zašto. Zatim biramo što je sljedeće najvažnije, a ne što je najlakše. Ljudi s dugim radnim stažem često preferiraju zadatke koje već znaju raditi, pa vrijedi izričito pogledati i one neugodne, poput prve ponude ili prvog razgovora s potencijalnim kupcem.

Kad plan zakaže, ne tražimo krivca. Pitamo što se promijenilo u okolnostima i prilagodimo zadatke tako da idući tjedan bude izvediv.

Razdoblje registracije najviše plaši ljude, iako je u biti najpredvidljivije. Odabrani pravni oblik već je određen ranijim savjetovanjem, pa mentorstvo ovdje služi za provedbu. Zajedno slažemo dokumente redom kojim će biti potrebni i provjeravamo da svaki podatak na obrascu odgovara onome što je klijent stvarno planirao raditi.

Najčešće se zapinje na sitnicama: opis djelatnosti koji je preuzak ili preširok, adresa sjedišta koja nije jasno riješena, bankovni račun otvoren kasnije nego što je trebalo. Te stvari ne zahtijevaju stručnost, nego pažnju, i zato ih prolazimo s popisom u ruci, jednu po jednu, prije nego što se išta preda.

Kad je registracija gotova, klijent ima svoju prvu mapu poslovanja: dokumente, rokove i kontakte na jednom mjestu. Ta mapa često postaje temelj uredne evidencije kroz sljedeće godine.

• Dokumenti složeni redom potrebe
• Provjera opisa djelatnosti i sjedišta
• Mapa poslovanja s rokovima i kontaktima

Nakon registracije pažnja se pomiče na ono zbog čega se firma i pokreće. Prvi kupci rijetko dolaze sami od sebe, pa s klijentom radimo na tome tko su ljudi kojima ponuda stvarno koristi i kako ih kontaktirati bez agresivnog nagovaranja. Najčešće počinjemo s ljudima koje klijent već poznaje iz prijašnjeg posla.

Zajedno pišemo kratak opis ponude običnim jezikom, bez stručnog žargona koji kupca udaljava. Zatim klijent obavlja prve razgovore, a mi ih na sljedećem sastanku razgledamo: što je kupca zanimalo, što je pitao, gdje je oklijevao. Ti odgovori vrijede više od bilo koje procjene s papira.

Cijenu ne spuštamo iz straha. Ako klijent osjeti da ne može naplatiti dogovoreni iznos, razgovaramo o tome što točno ponuda uključuje, a ne o popustu. Takva rasprava često otkrije da je ponuda nejasna, a ne preskupa.

Granica odgovornosti jasna je od početka. Mentor ne vodi firmu, ne šalje ponude u vaše ime i ne donosi odluke koje pripadaju vlasniku. Pomaže da se odluka vidi s više strana, da se rizik realno procijeni i da se ne gubi vrijeme na pogrešne korake. Ostalo je u rukama klijenta, i tako treba biti.

Isto vrijedi za stručna područja izvan našeg rada. Kad se pojavi pitanje koje zahtijeva knjigovođu ili odvjetnika, kažem to otvoreno i pomognem formulirati pitanje tako da razgovor s tim stručnjakom bude kratak i koristan. Mentorstvo nije zamjena za ostale usluge, nego njihov slijed.

Klijenti ponekad očekuju da ću im reći što da rade. Radije postavljam pitanja na koja već imaju pola odgovora. Odluka koju je netko sam donio uz dobru pripremu lakše se provodi kad nastupe prve poteškoće.

• Ne vodimo firmu umjesto vlasnika
• Ne šaljemo ponude u ime klijenta
• Upućujemo na knjigovođu ili odvjetnika kad treba

Zadnji sastanak nije oproštaj, nego pregled. Zajedno prolazimo što je obavljeno, što je ostalo otvoreno i što klijent sam preuzima od sljedećeg dana. Ponekad se pokaže da je prvi planirani smjer trebalo prilagoditi, i to je normalno; važno je da se prilagodba vidi u brojevima i bilješkama, a ne samo u osjećaju.

Klijent odlazi s nekoliko stvari: registriranom firmom, urednom mapom dokumenata, prvim iskustvima s kupcima i kratkim popisom prioriteta za sljedeća tri mjeseca. Nema obaveze nastavka, a vrata ostaju otvorena za pitanja kad zatreba.

Nakon završetka ne mjerimo uspjeh prihodom, jer on ovisi o mnogo toga što mentor ne kontrolira. Mjerimo je time može li klijent sutra samostalno donositi dobre poslovne odluke.