Fakturiranje: aplikacija ili tablica za prvu godinu poslovanja

Većina ljudi koji kod nas dolaze s idejom o vlastitoj firmi u nekom trenutku pita isto: moram li odmah kupiti program za fakturiranje ili mi je dovoljna tablica koju već znam koristiti? Pitanje zvuči sitno, ali odgovor utječe na to koliko ćete vremena u prvim mjesecima potrošiti na administraciju umjesto na kupce.

U ovom tekstu uspoređujem dvije stvarne opcije. Prva je tablica u koju sami upisujete račune, rokove i uplate. Druga je namjenska aplikacija za fakturiranje koja izdaje račune, šalje ih e-poštom i bilježi tko je platio. Obje se mogu koristiti, ali ne podjednako dobro u svakoj situaciji.

Počinjem od onoga što sam viđao kod klijenata koje smo pratili kroz mentorstvo, a ne od reklamnih obećanja. Na kraju slijedi jasna preporuka, uz napomenu kada vrijedi suprotno.

Tablica ima jednu veliku prednost: ne košta ništa i već je poznajete. Ako izdajete nekoliko računa mjesečno, svi su kupci isti i ne trebate slati podsjetnike za plaćanje, dobro uređena tablica s brojem računa, datumom, iznosom i statusom uplate potpuno je dovoljna.

Problem nastaje tiho. Račun se numerira ručno, pa se lako preskoči broj ili ponovi isti. Predložak računa kopira se iz stare datoteke, pa u njemu ostane tuđi iznos ili stari datum. Kad računa postane petnaestak mjesečno, svaki je takav propust sitan, ali zbroj zahtijeva ispravke i nervozu pred knjigovođom.

Zato tablicu preporučujem samo onima koji su sigurni da će u prvim mjesecima imati malo transakcija i koji su spremni na disciplinu: jedna datoteka, jedan predložak, jedan način imenovanja.

• Prikladna za nekoliko računa mjesečno
• Nema troška, ali sve provjere rade ručno
• Rizik od pogrešne numeracije raste s brojem računa

Namjenska aplikacija rješava upravo ono što tablica prepušta vama. Brojevi računa idu redom sami, predložak je uvijek isti, račun se šalje kupcu jednim klikom, a popis neplaćenih računa vidite bez traženja. Za nekoga tko radi uz posao ili prvi put vodi poslovanje, to je prostor koji se osjeti.

Cijena je obično mjesečna pretplata, često ispod iznosa jedne kave tjedno u skromnijim paketima, ali vrijedi pročitati što paket stvarno uključuje. Neki ograničavaju broj računa ili klijenata, a neki naplaćuju izvoz podataka koji vam kasnije treba.

Druga stvar na koju pazim jest izvoz. Prije odabira provjerite možete li sve svoje račune preuzeti u običnom formatu. Ako ne možete, vezani ste uz alat čak i kad vam više ne odgovara.

• Automatska numeracija i jedinstven predložak
• Slanje računa i pregled neplaćenih na jednom mjestu
• Provjerite ograničenja paketa i mogućnost izvoza

Kad klijentu pomažem odabrati, ne počinjem od alata nego od njegovog poslovanja. Pitam koliko računa očekuje u prva tri mjeseca, koliko različitih kupaca, hoće li naplaćivati unaprijed ili po isporuci te tko će voditi knjige, on sam ili vanjski računovođa.

Zatim zajedno prolazimo kroz tri mjerila: vrijeme po računu, rizik pogreške i trošak kroz godinu dana. Tablica gotovo uvijek pobjeđuje na trošku, a aplikacija gotovo uvijek na vremenu i pogreškama. Pitanje je što vam je u vašoj situaciji važnije.

Treće mjerilo, o kojem se rijetko govori, jest što vaš računovođa preferira. Mnogi mogu preuzeti podatke iz uobičajenih aplikacija bez prepisivanja, a to uštedi sate koji se inače naplate.

• Koliko računa mjesečno očekujete
• Tko prima račune i kako plaća
• Što vaš računovođa lakše obrađuje

Za većinu ljudi koje savjetujemo preporuka je jasna: krenite s jednostavnom aplikacijom za fakturiranje od prvog dana, ali u najnižem paketu. Razlika u cijeni mala je u odnosu na vrijeme koje ćete uštedjeti i pogreške koje nećete morati ispravljati.

Tablica je razumna opcija samo ako ste sigurni da ćete imati vrlo malo računa, najviše nekoliko mjesečno, i ako ste već naviknuti na urednu evidenciju. Čak i tada predlažem da datum prelaska na aplikaciju odredite unaprijed, jer se rast poslovanja često dogodi brže nego što se planira.

Ne tražite alat s najviše mogućnosti. Za prvu godinu dovoljno je da izdaje račune, pamti kupce, prati uplate i dopušta izvoz podataka. Sve ostalo dolazi kasnije, ako uopće zatreba.

Rano ljeto dobro je vrijeme za ovu odluku. Mnogi ljudi u ovim tjednima registriraju obrt ili društvo prije jeseni, kad se posao obično ubrza, pa je bolje alat odabrati unaprijed nego usred prvih narudžbi.

Predlažem jednostavan postupak. Izdvojite jedan sat, napišite koliko računa očekujete i tko ih plaća, isprobajte dva ili tri alata na besplatnom probnom razdoblju i izdajte u svakom po jedan probni račun. Obratite pažnju na to koliko klikova treba i je li izgled računa onakav kakav želite pokazati kupcu.

Ako ste na početku i ne znate koji oblik poslovanja birate, alat možete odabrati nakon toga, jer pravni oblik utječe na to što račun mora sadržavati. O tome smo pisali u drugim tekstovima, a na savjetovanju prolazimo i cijeli popis koraka.

• Odredite očekivani broj računa
• Isprobajte probno razdoblje s pravim računom
• Provjerite izvoz podataka prije plaćanja